5 tahap & 12 Tips Sukses Proses Seleksi Perusahaan

Source : Pak Wie Tjung Sudarma, Recruitment & Assessment Head at PT. Astra International Tbk

Saya = Pak Wie Tjung
Topik sharing saya kali ini adalah bagaimana mendapatkan calon karyawan yang tepat (bagi perusahaan). Sebenarnya topik ini berkaitan dengan topik beberapa waktu lalu yang pernah saya share yaitu tentang APA YANG DICARI PEMBERI KERJA DARI PENCARI KERJA.

Di sini akan lebih ditonjolkan proses seleksinya, saya harap teman-teman akan mendapatkan gambaran bagaimana proses seleksi tersebut berlangsung dan menjadi siap bila suatu saat nanti melewati tahapan itu. Saya akan sharing mulai dari latar belakang timbulnya keputusan penambahan tenaga kerja sampai bagaimana melewati masa pecobaan.

Penambahan karyawan (man power) selalu didasari oleh adanya kebutuhan perusahaan/bisnis. Sesuai dengan obyektif organisasi yang ingin dicapai di jangka pendek maupun jangka panjang. Maka akan keluar sejumlah strategi, untuk mengeksekusi strategi tersebut maka diperlukan orang-orang/karyawan dengan kualifikasi tertentu. Dari sini akan keluar yang namanya “people specification” (kompetensi teknis dan non teknis/soft), yang nantinya akan menjadi persyaratan saat membuat iklan, kriteria dalam seleksi/evaluasi psikologis & wawancara, skor yang harus dicapai pada tes kemampuan teknis dan kemampuan fisik tertentu (misalkan tinggi badan atau hal lainnya).

1. Iklan dan sortir surat lamaran
Saat sudah mengetahui kebutuhan spesifik apa yang dicari dari calon karyawan, maka pihak perusahaan (umumnya diwakili oleh HRD people) akan mencari media (cetak atau non cetak/internet/gagget/radio dll) dimana populasi dari target tersebut paling banyak.
Proses selanjutnya yang dilakukan oleh pemberi kerja saat setelah memasang iklan adalah memilah, mana calon yang akan dipanggil dan yang tidak akan dipanggil untuk proses lanjutan.
TIPS untuk Pencari Kerja
– KENALI DIRI SENDIRI, apakah minat suadara sesuai dengan posisi yang ditawarkan. Kalau tidak seusai, maka tanya secara jujur pada pada diri sendiri apakah saudara akan mencoba mulai belajar untuk menyukai tugas-tugas tersebut. Kalau tidak, maka lupakan posisi yang ditawarkan. Karena kalaupun saudara dapat melewati seluruh proses seleksi dan diterima di posisi tersebut, ujung-ujungnya saudara akan merasa tidak puas. Dan pasti saudara akan melepas posisi tersebut karena bosan. Dan mencari posisi lain. Hal ini akan buang2 waktu saudara.
– TULIS CV SECARA BENAR, menulis CV tidak perlu berlembar-lembar dan jangan pula terlalu sedikit. Yang penting pada CV tersebut adalah apakah CV menggambarkan seluruh diri saudara termasuk kompetensi yang saudara miliki. Sehingga penting untuk mencantumkan seluruh pendidikan formal, pendidikan non formal (sebaiknya yang ada sertifikatnya dan yang relefan dengan posisi yang dilamar), akan baik bila ada sertifikasi khusus yang berhubungan dengan posisi yang dilamar, pengalaman kerja yang pernah dijalani (sedapat mungkin melampirkan surat keterangan kerja) dan tuliskan target karir saudara.
Buat CV saudara menjadi “compact” jangan terlalu banyak.
Perhatikan pemilihan kata-kata, jangan salah ketik, dan hati-hati (jangan sampai salah ketik) menuliskan nama kepada siapa CV tersebut ditujukan.
Ada yang sering bertanya, apakah CV atau lamaran harus ditulis dalam bahasa inggris atau bahasa indonesia. Menurut saya, itu sangat tergantung dari perusahaan apa dan posisi apa yang saudara lamar. Untuk posisi Supervisory atau Analyst umumnya user “prefer” ditulis dalam bahasa inggris. Tetapi untuk saya sendiri hal itu tidak mutlak, saya lebih melihat keseusaian antara persyaratan yang saya harapkan dengan kualifikasi calon.
– PHOTO, usahakan saudara mengirimkan photo dalam setting formal. Jangan mengirimkan foto yang santai. Bila memang saudara diminta untuk mengirimkan beberapa foto yang mencakup seluruh tubuh. Maka pas foto sebaiknya tetap dikirim.

2. Evaluasi Psikologis & Tes kemampuan teknis
Perusahaan dalam memilih calon karyawan selain mempertimbangkan minat, juga akan mempertimbangkan faktor potensi dan kompetensi. Mengingat faktor kompetensi dan potensi tidak dapat diidentifikasi langsung secara tepat dan akurat lewat surat lamaran, maka perusahaan melakukan proses seleksi lanjutan, umumnya evaluasi psikologis, atau dan tes kemampuan teknis.
Evaluasi psikologis tidak membutuhkan persiapan khusus, karena yang diukur adalah potensi dan kepribadian/karakter/soft competencies si calon. Yang patut dipersiapkan adalah istirahat yang cukup, tidak terlambat datang ke tempat tes dan sarapan sebelumnya.
Pada tes teknis diperlukan persiapan khusus, saudara harus belajar lagi, tentang teori atau praktek-praktek ketrampilan tertentu.
TIPS untuk pencari kerja
– COMPANY VALUES, Cari informasi sebanyak2nya tentang perusahaan yang akan saudara lamar tersebut. Apa bisnisnya, siapa pelanggannya, apa pencapaian yang pernah di raih oleh perusahaan tersebut, siapa saja pesaingnya, dan cari ide-ide yang dapat saudara tawarkan untuk dikontribusikan pada perusahaan tersebut sesuai posisi saudara.
Dengan mengenali perusahaan tersebut dan bagaimana perusahaan tersebut mengelola usaha/bisnisnya, maka saudara akan bisa merasakan apa nilai-nilai yang dijunjung tinggi oleh perusahaan (company values).
Cek apakah values tersebut berseberangan/bertentangan tidak dengan values saudara, kalau bertentangan, maka sebaiknya saudara jangan masuk perusahaan tersebut. Karena saudara akan tertekan saat harus menjalani peran saudara nanti dalam perusahaan. Karena akan selalu ada pertentangan dalam diri saudara dalam menjalankan tanggung jawab. Sehingga saudara kurang dapat maksimal dalam berkontribusi ke organisasi. Terlebih lagi saudara tidak akan merasa sejahtera di hati saat bekerja.
– BELAJAR UNTUK TES KEMAMPUAN TEKNIS, cari tahu siapa teman saudara yang ada di posisi tersebut di perusahaan tersebut. Bila ada teman saudara yang sudah bekerja di sana. Tanya pada teman saudara tersebut, apa tugas-tugas rutin dan non rutin yang dikerjakan oleh teman saudara tersebut. Dari situ saudara akan dapat memperkirakan, apa saja ketrampilan teknis yang kira-kira dibutuhkan.
Cari literatur dan latihlah diri saudara untuk dapat menguasai pengetahuan dan ketrampilan tersebut.

3. Wawancara psikolog, wawancara User dan wawancara HRD
Setelah calon karyawan dianggap memenuhi persyaratan potensi dan teknis, maka ybs biasanya akan diinterview oleh psikolog. Pada interview dengan psikolog, sebenarnya yang dicari adalah seberapa soft comptencies (kepribadian ybs) sesuai dengan tuntutan di tempat kerja dan tuntutan nilai-nilai perusahaan. Mungkin saudara pernah mendengar, ada rekan saudara yang terkenal memiliki nilai tinggi dan selalu juara di kelas, tetapi tidak lolos pada interview psikologi. Hal ini mungkin saja terjadi. Karena tuntutan di tempat kerja tidak semata hanya kemampuan kognitif/otak, tetapi juga seberapa ybs dapat melakukan kerja sama dalam team, mampu secara mandiri menyelesaikan tugas dan ada beberapa yang lain.
Wawancara dengan user, biasanya lebih kepada penjajakan dari si atasan tentang seberapa calon karyawan baru ini mampu bekerja sama dengan anggota team yang sudah ada.
Sedangkan wawancara HRD lebih kepada informasi tentang paket kompensasi yang ditawarkan oleh perusahaan, termasuk berapa gaji yang ditawarkan.
TIPS untuk pencari kerja
– JANGAN BOHONG, saat diinterview oleh psikolog, saudara haruslah mengungkapkan apa saja faktanya. Saran saya jangan saudara berbohong atau melebih-lebihkan fakta, karena apabila psikolog yang saudara hadapi adalah psikolog yang mahir dalam mewawancara, maka kemungkinan besar (saya bisa jamin 99%) pasti akan ketauan.
– TENANG, saat menghadapi interview oleh siapapun, tampillah apa adanya. Tenang dan tidak usah cemas. Karena kan saudara tidak diminta untuk menceritakan tentang orang lain. Yang ditanyakan kepada saudara adalah tentang diri saudara sendiri. Yang semestinya sudah saudara kenali secara baik.
– TEPAT WAKTU & KERAPIHAN, usahakan saudara melakukan pengecekan lokasi wawancara sebelum saudara datang di hari H. Karena bila saudara datang terlambat, akan membuat suadara menjadi lebih gugup dan cemas. Ini akan mengganggu penampilan saudara saat wawancara, kawatir pewawancara akan menyimpulkan hal yang berbeda tentang saudara. Usahakan datang maksimal 15 menit sebelum wawancara dimulai. Karena hal ini akan membuat saudara punya waktu untuk merapikan diri. Saudara bisa ke toilet dahulu untuk merapikan penampilan saudara (baik rambut maupun make up). Kalau bisa saudara membawa air minum dan membawa mouth refreshner. Agar saat wawancara saudara menjadi lebih percaya diri.
– PERMINTAAN SALARY. Saat wawancara dengan HRD, pasti akan ada topik yang berkait dengan gaji/salary. Setiap kita pasti punya kebutuhan yang berbeda-beda akan uang dan perusahaan-perusahaan besar umumnya juga sudah punya patokan dalam memberikan gaji/salary. Umumnya perusahaan mematok angka tertentu untuk calon karyawan yang baru lulus. Khusus kepada para calon karyawan yang baru lulus, pertimbangkan tidak hanya gaji/salary untuk bergabung dengan suatu perusahaan tertentu. Tetapi kemungkinan berkembang (pelatihan yang disediakan), kemungkinan perkembangan karir dan nilai/values perusahaan tersebut.

4. Medical Check up
Tahapan berikutnya setelah seorang calon karyawan dapat melewati proses interview adalah pemeriksaan kesehatan. Perusahaan umumnya mengikutkan calon karyawan tersebut pada pemeriksaan kesehatan, karena ada 2 alasan utama, pertama adalah : apakah calon yang akan diterima ini cukup sehat (mampu secara fisik) bila nantinya akan diminta untuk bekerja sesuai tuntutan jabatannya. Kedua adalah untuk mencegah kemungkinan penularan penyakit di lingkungan perusahaan.
TIPS untuk penari kerja
– MEDICAL CHECK UP sendiri sebelumnya. Saran saya, 1 tahun sebelum saudara lulus atau maksimal 6 bulan sebelum saudara lulus kuliah, maka ada baiknya saudara memeriksa kesehatan secara laboratoris dan fisik. Syukur-syukur hasilnya baik/sehat. Karena bila tidak sehat, maka saudara akan punya waktu untuk melakukan proses penyembuhan secara mandiri. Karena ada sakit-sakit tertentu yang proses penyembuhannya lama (berbulan-bulan) dan bisa menjadi alasan penolakan oleh perusahaan. Seperti : TBC, Hepatitis dsb.

5. Masa Percobaan
Pemutusan hubungan kerja dapat berlangsung kapan saja, mulai dari masa percobaan dan bahkan saat seseorang sudah bekerja dalam perusahaan.
Masa percobaan adalah 3 bulan pertama sejak seorang karyawan diterima berkerja pada perusahaan. Selama masa 3 bulan ini para pihak dapat memutuskan untuk tidak melanjutkan hubungan kerja tanpa ada konsekuensi apapun (hal ini berbeda dengan karyawan kontrak).
Masa 3 bulan tersebut adalah masa yang relatif singkat bagi perusahaan (atasan langsung) untuk mendapatkan gambaran tentang seberapa kemungkinan karyawan yang baru diterima tersebut dapat memberikan unjuk kerja pada masa-masa mendatang.
Pada masa 3 bulan ini, atasan mencoba melihat penyesuaian diri ybs.
Tips untuk pencari kerja
– KENALI LINGKUNGAN, pada hari pertama saudara bekerja, biasanya saudara akan diperkenalkan dengan seluruh rekan kerja saudara dan lingkungan kerja yang terdekat dengan saudara. Manfaatkan hal tersebut untuk mengenali, siapa-siapa di lingkungan kerja saudara, rekan kerja yang dapat diminta informasi. Cari tahu secepat-cepatnya apa yang boleh dan tidak lazim dilakukan di lingkungan kerja (Dos & DON’Ts). Dan usahakan dalam 3 bulan ini saudara tidak hanya mengenal teman-teman satu bagian saja, tetapi juga teman-teman lain di organisasi. Berlakukan seperti “new kid on the block”, untuk berinisiatif mengenalkan diri ke sebanyak mungkin karyawan yang ada di organisasi.
– SEPAKATI TARGET 3 BULAN
Setelah mendapatkan briefing tentang apa peran dan tanggung jawab saudara sesuai dengan posisi yang saudara jabat. Tanyakan secara hati-hati/sopan (karena tidak semua atasan terbiasa dengan ini). Apa harapan atasan tersebut terhadap saudara dalam 3 bulan ke depan. Usahakan untuk mengkonversikan permintaan tersebut kepada hal-hal yang bersifat kwantitatif dan realistis.

Demikian sharing saya tentang upaya untuk bisa melewati proses seleksi di perusahaan 😀